Política de Tratamiento de Datos Personales – Vision Boosters S.A.S.

1. Responsable del tratamiento

VB es la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su actividad de desarrollo de software y automatización.

2. Objeto, alcance y marco legal

Objeto. Esta política fija las reglas con las que VB recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, y el procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos.

Alcance. Aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que VB trate, en medio físico o digital, sobre:

• Aspirantes a convocatorias y programas de VB.
• Clientes, sus representantes y contactos.
• Prospectos comerciales.
• Proveedores, contratistas y colaboradores.
• Visitantes del sitio web de VB.
• Datos de terceros que VB trate por cuenta de sus clientes, en calidad de encargado.

La cumplen los socios, colaboradores, contratistas y proveedores de VB que tengan acceso a datos personales.

Marco legal.

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, capítulos 25 y 26 del título 2, parte 2, libro 2, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), título V.
• Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
• Ley 2300 de 2023, sobre canales, horarios y periodicidad de contacto con consumidores.
• Las normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.

Definiciones.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular que existe esta política, cómo consultarla y para qué se usarán sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato semiprivado: el que interesa a su titular y a cierto sector o grupo, como los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los datos biométricos.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, VB.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

Principios. VB aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de la Ley 1581 de 2012. En la práctica, VB pide solo los datos necesarios para cada finalidad, no los usa para fines distintos a los informados y no los vende ni los cede.

3. Datos que tratamos y finalidades

VB solo trata los datos de cada grupo para las finalidades que se indican a continuación. VB no usa datos personales para enviar publicidad. Si en el futuro quiere hacerlo, pedirá una autorización previa, separada y opcional.

3.1 Aspirantes a convocatorias de VB

Personas que se postulan a programas de VB, como la Ronda 01 de proyectos de portafolio.

Datos: nombre, número de WhatsApp, nombre y redes del negocio, actividad, antigüedad, número de personas que trabajan en él, descripción de sus procesos y necesidades, disponibilidad de tiempo, respuestas sobre costos y vitrina, grupo por el que conoció la convocatoria, y datos técnicos del envío (fecha, hora y navegador).

Finalidades:

1. Evaluar las solicitudes y seleccionar a los negocios que participan.
2. Contactar por WhatsApp a los seleccionados para continuar el proceso.
3. Informar a quienes queden en lista de espera cuando se abra una nueva convocatoria.
4. Elaborar estadísticas internas, sin identificar a las personas, para mejorar las convocatorias.
5. Organizar y resumir las solicitudes con apoyo de herramientas de inteligencia artificial, según la sección 7. La decisión de selección siempre la toman personas.

3.2 Clientes, sus representantes y contactos

Datos: nombre, identificación, cargo, datos de contacto, datos de facturación y las comunicaciones del proyecto. Cuando el cliente participa en la vitrina de VB, también su testimonio, nombre comercial y logo, y su imagen o voz solo si lo autoriza según la sección 4.

Finalidades:

1. Ejecutar el contrato: diseñar, desarrollar, implementar, dar soporte y mantener las soluciones contratadas.
2. Facturar, cobrar y cumplir las obligaciones contables, tributarias y legales.
3. Comunicarse sobre el avance del proyecto y medir la satisfacción.
4. Publicar el caso, el testimonio y el negocio en la vitrina de VB (sitio web, redes sociales y presentaciones comerciales), cuando el cliente lo haya autorizado.

3.3 Prospectos comerciales

Personas que escriben a VB o tienen reuniones con VB para conocer sus servicios.

Datos: nombre, datos de contacto, empresa, cargo y la necesidad que describen.

Finalidades: responder solicitudes, preparar propuestas y cotizaciones, y hacer seguimiento a la propuesta enviada.

3.4 Proveedores, contratistas y colaboradores

Datos: nombre, identificación, datos de contacto, información tributaria, cuenta bancaria para pagos, soportes de seguridad social cuando aplique, e información sobre experiencia y desempeño.

Finalidades: seleccionar y contratar, coordinar el trabajo, pagar, gestionar accesos a herramientas y cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias.

3.5 Visitantes del sitio web

Datos: datos técnicos y de navegación, como páginas visitadas, tipo de dispositivo y navegador, y origen de la visita.

Finalidades: operar el sitio, prevenir abusos y medir en conjunto cómo se usa para mejorarlo. Si el sitio usa cookies que no sean estrictamente necesarias, VB lo informará en el propio sitio antes de activarlas.

3.6 Datos que VB trata como encargado

Cuando VB desarrolla, implementa o mantiene software para un cliente, puede tener acceso a datos personales de los usuarios, clientes o empleados de ese cliente. En ese caso:

• El cliente es el responsable del tratamiento y debe contar con la autorización de los titulares.
• VB actúa como encargado: trata los datos solo según las instrucciones del cliente, su política de tratamiento y el contrato de transmisión que firmen.
• VB no usa esos datos para fines propios, no los comparte y los devuelve o suprime al terminar el servicio, según lo que indique el cliente.
• Los titulares ejercen sus derechos ante el cliente. Si una solicitud llega a VB, VB la reenvía al cliente y lo apoya para responderla.

4. Datos sensibles, imagen y menores de edad

Datos sensibles. VB no pide datos sensibles en sus formularios ni en sus procesos comerciales. Si un titular los incluye por iniciativa propia, por ejemplo en un campo de texto libre, VB no los usará para ninguna finalidad y podrá suprimirlos.

Imagen y voz en testimonios. Las fotografías, videos y grabaciones de voz que identifican a una persona pueden contener datos biométricos, que la ley clasifica como datos sensibles. Por eso, VB solo graba o publica la imagen o la voz de una persona cuando:

1. La persona da una autorización previa, expresa e informada, separada de cualquier otra autorización.
2. VB le informa antes que dar esa autorización es opcional y que negarla no afecta su participación en convocatorias ni la prestación de servicios.
3. La autorización indica en qué se usará: sitio web, redes sociales, presentaciones comerciales y material de la vitrina de VB.

El titular puede revocar esta autorización en cualquier momento. Desde la revocatoria, VB no hará nuevas publicaciones y retirará el material de los canales que controla dentro de los plazos de la sección 6. VB no responde por copias que terceros hayan hecho antes del retiro. VB no usa imágenes ni voces para reconocimiento facial, plantillas biométricas ni identificación automática de personas.

Menores de edad. Las convocatorias y servicios de VB están dirigidos a mayores de 18 años. VB no recolecta a sabiendas datos de niños, niñas o adolescentes. Si detecta que recibió datos de un menor, los suprimirá. Cuando VB actúe como encargado de un cliente cuyo software trate datos de menores, seguirá las instrucciones del cliente y respetará el interés superior de los menores y sus derechos prevalentes, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

5. Autorización y derechos de los titulares

Autorización. VB pide la autorización del titular antes de tratar sus datos o en el momento de recolectarlos. La obtiene por un medio que se pueda consultar después: una casilla en un formulario web, un documento firmado, un mensaje escrito o una conducta inequívoca del titular. VB guarda la prueba de cada autorización: fecha, hora, texto aceptado y versión de esta política.

Al pedir la autorización, VB informa de forma clara:

• Qué tratamiento hará y con qué finalidad.
• Que responder preguntas sobre datos sensibles o sobre menores de edad es opcional.
• Los derechos del titular.
• La identificación y los datos de contacto de VB.

Casos en que no se requiere autorización. Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información que pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil de las personas.

Derechos del titular. Todo titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento no esté autorizado.
2. Pedir prueba de la autorización que dio a VB.
3. Ser informado, si lo pide, del uso que VB ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de agotar el trámite ante VB.
5. Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder gratis a sus datos personales.

Quiénes pueden ejercer los derechos: el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el poder; y otra persona por estipulación a favor de otro.

6. Procedimiento de consultas y reclamos

Canales. Las solicitudes se envían al correo contacto@vision-boosters.com con el asunto "Datos personales", o por escrito a la Carrera 97F # 34A-30 Sur, Bogotá D.C. Las atiende Juan David Villanueva Escobar, CEO.

Qué debe incluir la solicitud:

• Nombre completo y documento de identidad del titular.
• Descripción clara de lo que pide y de los hechos.
• Correo o dirección para recibir la respuesta.
• Documentos que quiera hacer valer y, si actúa por otra persona, la prueba de que la representa.

Consultas (para conocer qué datos tiene VB y cómo los usa):

1. VB responde dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que recibe la consulta.
2. Si no puede responder en ese plazo, informa al titular el motivo y la nueva fecha, que no puede pasar de 5 días hábiles después del primer plazo.
3. El titular puede consultar gratis sus datos al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que esta política tenga cambios sustanciales.

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento):

1. Si el reclamo está incompleto, VB pide al titular que lo complete dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses desde ese requerimiento sin que el titular lo complete, se entiende que desistió.
2. Si VB no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda dentro de 2 días hábiles y le avisa al titular.
3. Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, VB marca el dato en su base con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que el reclamo se resuelva.
4. VB responde dentro de los 15 días hábiles siguientes al día en que recibe el reclamo.
5. Si no puede responder en ese plazo, informa el motivo y la nueva fecha, que no puede pasar de 8 días hábiles después del primer plazo.

Supresión y revocatoria. El titular puede pedir en cualquier momento que VB suprima sus datos o deje de tratarlos. No procede cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras un contrato con VB esté vigente o mientras la ley obligue a conservar documentos contables o tributarios.

Queja ante la SIC. El titular solo puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite de consulta o reclamo ante VB.

7. Encargados, transmisiones internacionales e inteligencia artificial

Proveedores que tratan datos por cuenta de VB. Para operar, VB usa proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento:

Estos envíos son transmisiones de datos a encargados. Se hacen bajo los términos contractuales de cada proveedor, que lo obligan a tratar los datos solo para prestar su servicio, con medidas de seguridad y confidencialidad, según el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. La SIC reconoce a Estados Unidos como país con nivel adecuado de protección de datos. VB no transfiere datos a otros responsables sin autorización del titular, salvo en los casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Inteligencia artificial. VB usa Claude (Anthropic) y Gemini (Google) como herramientas de apoyo para leer, organizar y resumir información, por ejemplo las solicitudes de las convocatorias, y en el desarrollo de sus proyectos. Siguiendo la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, VB se compromete a:

1. Introducir en estas herramientas solo los datos necesarios para cada tarea.
2. No introducir datos sensibles ni datos de menores de edad.
3. No tomar decisiones que afecten a una persona, como la selección en una convocatoria, solo con base en un resultado automático: una persona del equipo revisa y decide.
4. Usar planes o configuraciones en los que, según los términos del proveedor, los datos no se usen para entrenar sus modelos, cuando el proveedor ofrezca esa opción.
5. Evaluar los riesgos antes de usar inteligencia artificial en un tratamiento nuevo de datos personales.

8. Seguridad, conservación, contacto y vigencia

Seguridad. VB protege los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas razonables:

• Acceso solo para quienes lo necesitan para su trabajo.
• Cuentas con contraseñas robustas y verificación en dos pasos.
• Compromisos de confidencialidad con socios, colaboradores y contratistas.
• Revisión de los permisos cuando alguien deja de trabajar con VB.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, VB lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, según la ley.

Conservación.

Cumplido el plazo, VB suprime los datos o los anonimiza de forma que no permitan identificar a nadie.

Horarios de contacto. VB solo contacta a los titulares por los canales que ellos le dieron. Siguiendo la Ley 2300 de 2023, VB escribe o llama de lunes a viernes entre 7:00 a.m. y 7:00 p.m. y los sábados entre 8:00 a.m. y 3:00 p.m., y no contacta los domingos ni festivos, salvo que el titular pida algo o autorice otro horario.

Registro Nacional de Bases de Datos. Hoy VB no está obligada a inscribir sus bases de datos, porque la obligación aplica a sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. Si VB supera ese tope, las inscribirá en los plazos que fije la SIC.

Vigencia y cambios. Esta política rige desde el 6 de noviembre de 2026. Las bases de datos de VB estarán vigentes mientras VB desarrolle su objeto social, y cada dato se conserva solo durante el tiempo indicado en la tabla anterior. VB comunicará cualquier cambio sustancial a los titulares, por los canales que tenga con ellos, antes de aplicarlo. La versión vigente estará publicada en el sitio web de VB.

Anexo. Aviso de privacidad y textos de autorización

A. Aviso de privacidad

Vision Boosters S.A.S., NIT 902.055.522-1, con domicilio en Bogotá D.C. (contacto@vision-boosters.com, +57 300 755 2710), tratará tus datos para evaluar tu solicitud, contactarte si eres seleccionado e informarte de próximas convocatorias si quedas en lista de espera. Podemos apoyarnos en herramientas de inteligencia artificial para organizar las solicitudes, pero la selección la deciden personas. Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y a revocar tu autorización. Consulta nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en ronda-01.vision-boosters.com/politica-de-datos.

B. Casilla obligatoria del formulario

Autorizo a Vision Boosters S.A.S. a tratar mis datos personales para evaluar mi solicitud y contactarme, según su Política de Tratamiento de Datos Personales. Declaro que soy mayor de 18 años.

C. Autorización de uso de imagen y voz

Documento aparte, solo para quien vaya a dar un testimonio con foto, video o voz:

Yo, [nombre], identificado con [documento], autorizo de manera previa, expresa e informada a Vision Boosters S.A.S., NIT 902.055.522-1, para grabar, editar y publicar mi imagen y mi voz en el testimonio sobre el proyecto [nombre del proyecto], en su sitio web, redes sociales, presentaciones comerciales y material de su vitrina. Me informaron que mi imagen y mi voz pueden ser datos sensibles, que esta autorización es opcional y que negarla no afecta el servicio. Puedo revocarla en cualquier momento escribiendo a contacto@vision-boosters.com. Desde entonces Vision Boosters S.A.S. no hará nuevas publicaciones y retirará el material de los canales que controla. Esta autorización es gratuita.